Preguntas frecuentes

Para que la Universidad pueda adelantar el trámite de transcripción de una incapacidad ante la E.P.S, el funcionario debe entregar el original de la incapacidad ó licencia de maternidad al Jefe Inmediato en los tres (3) días siguientes al inicio de la incapacidad mediante Oficio dirigido a la Dirección Nacional de Personal Académico y Administrativo o dependencia que haga sus veces en la respectiva Sede. 

Adicionalmente debe anexar copia del resumen de la historia clínica, si la incapacidad es mayor a tres (3) día.

El artículo 10º de la Ley 776 de 2002, determina las prestaciones económicas a que tiene derecho todo afiliado al que se le defina una invalidez.

El Decreto 2463 de 2001 en su Artículo 3º establece la calificación del grado de pérdida de la capacidad laboral y precisa las entidades encargadas de calificar el grado de pérdida de la capacidad laboral.

Según lo dispone la Ley 100 de 1993 en su artículo 33, parágrafo 2º  "....Tampoco podrán otorgarse pensiones del Sistema General que no correspondan a tiempos de servicios efectivamente prestados o cotizados, de conformidad con lo previsto en la presente ley...".

El artículo 2.1.13.4 del Decreto 780 de 2016, preceptúa que “No habrá lugar a reconocimiento de la prestación económica de la incapacidad por enfermedad general con cargo a los recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud, cuando éstas se originen en tratamientos con fines estéticos o cuando se encuentran excluidos de plan de  beneficios y sus complicaciones”.

Cuando el empleador reporte la novedad de terminación del vínculo laboral o cuando el trabajador, el cotizante y su núcleo familiar gozarán del período de protección laboral hasta por uno (1) o tres (3) meses más contados a partir del día siguiente al vencimiento del período o días por los cuales se efectuó la última cotización. 

Durante el período de protección laboral, el afiliado cotizante y su núcleo familiar tendrán derecho a la prestación de los servicios de salud del plan de beneficios por el período de un (1) mes cuando haya estado inscrito en la misma EPS como mínimo los doce (12) meses anteriores y de tres (3) meses cuando haya estado inscrito de manera continua durante cinco (5) años o más.  Información adicional en el Decreto 780 de 2016 artículo 2.1.8.1

La suspensión de la afiliación en el Sistema de Seguridad Social en Salud y sus efectos está reglamentada en el Decreto 780 de 2016, artículo 2.1.3.15 y 2.1.3.16.

El Decreto 780 de 2016, artículo 2.1.3.14 en el tema de afiliaciones múltiples en salud, reglamenta que ninguna persona podrá estar afiliada simultáneamente en régimen contributivo y subsidiado ni estar inscrita en más una EPS o EOC ni ostentar simultáneamente las calidades de cotizante y beneficiario, cotizante y afiliado adicional o beneficiario y afiliado adicional, afiliado al régimen subsidiado y cotizante, afiliado al régimen subsidiado y beneficiario o afiliado al régimen subsidiado y afiliado adicional.  Tampoco podrá estar afiliado simultáneamente al Sistema General Seguridad Social en Salud y a un régimen exceptuado o especial.

De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1122 de 2007, Artículo 10º, a partir del primero (1°) de enero del año 2007 la contribución al Régimen Contributivo de Salud será del 12,5% del ingreso o salario base de cotización, el cual no podrá ser inferior al salario mínimo. La cotización a cargo del Empleador será del 8.5% y a cargo del Afiliado del 4%.

El Decreto 1850 de 2002, en su artículo 14 establece: “… c) Siete (7) semanas de vacaciones”.     Dos (2) semanas son vacaciones durante el receso escolar de mitad de año y la cinco  (5) restantes al finalizar el año escolar.

La prima de servicios, equivalente a quince (15) días de la remuneración mensual a 30 de junio, se paga en los primeros quince (15) días del mes de julio de cada año.

La Prima de Navidad se paga en la primera quincena del mes de diciembre, según lo dispone el Decreto 1045 de 1978.

Equivale a un mes de salario que corresponda al cargo desempeñado a treinta (30) de noviembre de cada año (incluye una doceava de la Bonificación por Servicios, la Prima de Servicios y la Prima de Vacaciones).

El empleado que labora por el año de civil (comprendido entre el 1º de enero y el 31 de diciembre del respectivo año) tiene derecho a la Prima de Navidad completa.  Los funcionarios que ingresan o se retiran en el respectivo año, tienen derecho al reconocimiento y pago en proporción al tiempo laborado.

Interrupción

La interrupción de las vacaciones ocurre cuando el servidor público se encuentra disfrutando su período de descanso remunerado y el jefe inmediato por razones del servicio debidamente justificadas (necesidades del servicio, otorgamiento de una comisión, incapacidad médica, licencia de maternidad, ó licencia por luto) solicita la expedición de resolución motivada por la autoridad competente que suspenda uno o varios días de vacaciones que restan del respectivo disfrute.

Aplazamiento

El aplazamiento de las vacaciones ocurre cuando habiéndose expedido acto administrativo otorgando el disfrute de vacaciones por la autoridad competente, y sin que el servidor público haya iniciado el disfrute, el jefe inmediato solicita por necesidades del servicio debidamente motivadas que se expida resolución motivada para no disfrutar la totalidad de días de vacaciones previamente autorizadas

Se paga en la segunda quincena del mes de junio según lo establece el artículo 1º del Acuerdo 61 de 1975 del Consejo Superior Universitario. 

La Prima de Navidad se paga en el mes de diciembre del año correspondiente, según lo dispone el Decreto 1279 de 2002.

Los empleados públicos docentes tienen derecho a una Prima Anual de Navidad que se determina con base en la remuneración mensual a 30 de noviembre del respectivo año más una doceava de la Prima de Servicios, la Prima de Vacaciones y la Bonificación por Servicios Prestados.

Corresponde al año de servicios comprendido entre el 1º de enero y el 31 de diciembre del respectivo año, y proporcionalmente al tiempo servido a quienes hayan estado vinculados por tiempo menor, a razón de una doceava (1/12) parte por cada mes completo de servicio.

Interrupción

La interrupción de las vacaciones ocurre cuando el servidor público se encuentra disfrutando su período de descanso remunerado y el jefe inmediato por razones del servicio debidamente justificadas (necesidades del servicio, otorgamiento de una comisión, incapacidad médica, licencia de maternidad, ó licencia por luto) solicita la expedición de resolución motivada por la autoridad competente que suspenda uno o varios días de vacaciones que restan del respectivo disfrute.

Aplazamiento

El aplazamiento de las vacaciones ocurre cuando habiéndose expedido acto administrativo otorgando el disfrute de vacaciones por la autoridad competente, y sin que el servidor público haya iniciado el disfrute, el jefe inmediato solicita por necesidades del servicio debidamente motivadas que se expida resolución motivada para no disfrutar la totalidad de días de vacaciones previamente autorizadas.

De conformidad con lo dispuesto en el Decreto 1279 de 2002, la Prima de Servicios se cancela en la segunda quincena de junio del año respectivo

Equivale a treinta (30) días de remuneración mensual vigente a 30 de abril del respectivo año más una doceava de la bonificación por servicios prestados causada.

Corresponde al año de servicios comprendido entre el 1º de junio del año anterior y el 31 de mayo del año actual.   A los empleados públicos docentes de carrera que hayan estado vinculados por tiempo inferior a un año y siempre que hubieren servido a la Universidad por lo menos seis (6) meses, se les liquida proporcionalmente, a razón de una doceava (1/12) parte por cada mes de servicio completo.

A partir del 1o de enero de 2020, el Gobierno Nacional fijó el valor del punto para los empleados públicos docentes a quienes se les aplica el Decreto 1279 de 2002 y demás disposiciones que lo modifiquen o adicionen en $14.938. Este valor se incrementa anualmente.

Para determinar la remuneración mensual de los empleados públicos docentes, se establece multiplicando el valor del punto docente por el número de puntos que hayan sido asignados al funcionario,  según su dedicación  (exclusiva, tiempo completo, medio tiempo, ó cátedra, así:

DEDICACION EXCLUSIVA Total puntos T.C.  x   1.22    x    Vr.Punto     =          Salario

TIEMPO COMPLETO           Total puntos T.C.   x   1        x     Vr.Punto    =          Salario

MEDIO TIEMPO                    Total puntos  T.C  /  2            x    Vr.Punto   =          Salario

                                                  Total Puntos  x Vr.Punto

CATEDRA     VR HORA   =    -----------------------------------

                                                               100

                        SUELDO  = Vr.Hora  (redondeada al peso)  x  Intens.horaria mensual   

La bonificación por servicios prestados a que tienen derecho los empleados públicos docentes a quienes se les aplica el Decreto 1279 de 2002, se liquida en la nómina del mes en que cumple año de servicios el funcionario, según la fecha de ingreso a la Universidad.

Se exceptúa para funcionarios docentes vinculados antes del 31 de marzo de 1980, a quienes se les liquida esta prestación social en el mes de abril de cada año, siempre y cuando no presenten situaciones administrativas de comisiones ad-honorem o licencias.

Para el año 2020 es equivalente al cincuenta por ciento (50%) de la remuneración mensual en tiempo completo, cuando ésta no supera la suma de $1’824.565.Para los demás, la bonificación por servicios prestados será equivalente al treinta y cinco por ciento (35%) de la remuneración mensual del tiempo completo.

Para determinar la remuneración mensual de los empleados públicos administrativos, anualmente el gobierno nacional expide el Decreto Reglamentario y acto seguido la Universidad profiere resolución de Rectoría estableciendo la tabla de salarios para el respectivo año.  

La resolución de Rectoría se expide en los treinta  (30) días calendarios siguientes a la fecha de expedición del Decreto fijando las asignaciones básicas de los cargos administrativos.  

Para el año 2020 estableció que será equivalente al Cincuenta por ciento (50%) del valor conjunto de la asignación básica, los incrementos por antigüedad y los gastos de representación, que correspondan al funcionario en la fecha en que se cause el derecho a percibirla, siempre que no devengue una remuneración mensual por concepto de asignación básica y gastos de representación superior a $1’853.502  Para los demás empleados, la bonificación por servicios prestados será equivalente al treinta y cinco por ciento (35%) del valor conjunto de los tres factores de salario anteriormente señalados. 

La liquidación de la Bonificación por Servicios Prestados se realiza en el mes en que se causa un nuevo año de servicios.

Para funcionarios públicos administrativos vinculados antes del 7 de junio de 1978, esta prestación social se liquida en nómina del mes de abril de cada año, siempre y cuando no presenten situaciones administrativas de ausentismos no remunerados; en caso de presentar esta novedad, se determina el nuevo año de servicios y se liquida en nómina en que cumple este requisito.   

La ley 4ª de 1913 en su artículo 59 señala que: Por año y por mes se entienden los del calendario común, y por día el espacio de 24 horas.  Razón por la cual ha de entenderse que el año civil comienza el 1º de enero y termina el 31 de diciembre.  

Esta prestación extralegal se paga por cada cinco (5) años de servicios prestados a la Universidad Nacional de Colombia. Los años de servicio pueden ser continuos o discontinuos.  En todo caso la bonificación se paga con base en el último salario ordinario que se devengue en el momento de causarse.

Procede su liquidación por retiro voluntario, muerte, jubilación o declaratoria de insubsistencia, siempre y cuando haya laborado mínimo dos (2) años, en cuyo caso se liquida por fracción.

Se liquida en nómina del mes de fecha de causación del período del quinquenio.

Las normas que tratan todo lo relacionado con la Prima de Servicios son el Decreto 1042 de 1978 Artículos. 58- 60, los Acuerdos 61 de 1975 y 69 de 1981 del C.S.U. y el Decreto 1011 de 2019.

Para funcionarios administrativos en servicio activo, se liquida respecto al período comprendido entre el 1o. de julio del año anterior y el 30 de junio del año actual.

Según lo dispone la Convención Colectiva de Trabajo 1991 Art. 3o., equivale al 50% del salario básico mensual, la cual se paga el 30 de abril, con base en el salario que devengue a 31 de marzo.

Conforme a lo dispuesto en la Convención Colectiva de octubre de 1978 Art.4o., parágrafo D y se liquida en nómina y se paga en el mes de causación de cada período quinquenal.

El Decreto 1850 de 2002,  Artículo 14,  faculta a las entidades territoriales certificadas, para expedir cada año el Calendario Académico para todos los establecimientos educativos estatales de su jurisdicción, precisando las fechas de iniciación y finalización.

El Decreto 174 de 1982 Artículo 8º, concordante con el  Artículo 1º de la Resolución 1500 de 1996 del Ministerio de Educación faculta al Consejo Directivo de los establecimientos educativos para disponer en el calendario académico y las vacaciones de los docentes y directivos docentes.  

Una vez emitida resolución de prestaciones sociales legales y extralegales, la Secretaría General o Secretaría de Sede de conformidad con el artículo 68 de la Ley 1437 de 2011 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, le informa al interesado por medio electrónico para que se presente a la Secretaría General o Secretaría de Sede dentro de los cinco (5) días hábiles, con el fin de ser notificado (a) de la resolución de prestaciones.

Igualmente la Secretaría le indica que si desea ser notificado (a) por correo electrónico, se requiere autorización expresa.  La decisión manifestada de ser notificado por medio electrónico, debe expresarse enviando correo remitente del mensaje electrónico inicial.

Finalizado el trámite de notificación, queda en firme el acto administrativo y procede el trámite de liquidación de la nómina de prestaciones sociales por retiro y la consignación a la cuenta de nómina para el correspondiente pago.

Los aportes al Sistema General de Seguridad Social en Pensiones a partir del año 2008 son del 16%, 12% aportado por EL PATRONO y el 4% por EL AFILIADO, conforme a lo dispuesto en el Decreto 4982 de 2007.

La Ley 100 de 1993 reglamenta que ambos esposos o compañeros permanentes, deben estar en la misma EPS aunque los dos sean cotizantes.    Todo el grupo familiar (cotizantes y beneficiarios que reglamenta el artículo 2.1.3.6 del Decreto 780 de 2016) deben estar afiliado sólo a una EPS presentando la documentación de que trata el artículo 2.1.3.5 del Decreto 780 de 2016.

El Decreto 780 de 2016, artículo 3.2.1.10 reglamenta que el Ingreso Base de Cotización durante las incapacidades o la licencia de maternidad, períodos de riesgo común, se toma como IBC el valor de la incapacidad médica o licencia de maternidad según sea el caso. 

Para que la Universidad pueda adelantar el trámite de transcripción de una incapacidad ante la E.P.S, el funcionario debe entregar el original de la incapacidad o licencia de maternidad al Jefe Inmediato en los tres (3) días siguientes al inicio de la incapacidad mediante Oficio dirigido a la Dirección Nacional de Personal Académico y Administrativo o dependencia que haga sus veces en la respectiva Sede. 

Adicionalmente debe anexar copia del resumen de la historia clínica, si la incapacidad es mayor a tres (3) día.

1.            En caso de incapacidad médica por enfermedad general

El artículo 9º de Decreto 1848 de 1969 reglamenta el derecho a prestaciones económica, que consiste en el pago de un subsidio en dinero, hasta por el término máximo de ciento ochenta (180) días, que se liquidará y pagará con base en el salario devengado por el incapacitado, a razón de las dos terceras partes (2/3) de dicho salario, durante los primeros noventa (90) días de incapacidad y la mitad del mencionado salario durante los noventa (90) días siguientes.

El Decreto 2943 de 2013, Artículo 1º estableció “En el Sistema General de Seguridad Social en Salud serán a cargo de los respectivos empleadores las prestaciones económicas correspondientes a los dos (2) primeros días de incapacidad originada por enfermedad general y de las Entidades Promotoras de Salud a partir del tercer (3er) día y de conformidad con la normatividad vigente”.

Los Trabajadores Oficiales que ingresaron a la Universidad Nacional de Colombia a partir del 1º de enero de 1995 se rigen conforme a la Ley 100 de 1993.

2.            En caso de accidente de trabajo o enfermedad profesional

Las prestaciones económicas son equivalentes al 100% de del salario base de cotización, calculado desde el día siguiente de ocurrido el accidente de trabajo o la Enfermedad diagnosticada como laboral, conforme a lo establecido en el Decreto 2943 de 2013

3.            Licencia de maternidad

La Ley 1468 de 2011 establece que “… Toda trabajadora en estado de embarazo tiene derecho a una licencia de catorce (14) semanas en la época de parto, remunerada con el salario que devengue al entrar a disfrutar del descanso.   Si se tratare de un salario que no sea fijo, como en el caso de trabajo a destajo o por tarea, se toma en cuenta el salario promedio devengado por la trabajadora en el último año de servicios, o en todo el tiempo si fuere menor”.

La licencia de maternidad es de 126 días y durante este tiempo no se percibe auxilio de alimentación ni subsidio de transporte.

Es requisito indispensable que la funcionaria entregue al jefe inmediato el original de la licencia de maternidad y copia del resumen clínico en los tres (3) días siguientes al inicio de la licencia, para efectos de remitirlo con oficio a la Dirección Nacional de Personal Académico y Administrativo o dependencia que haga sus veces en la respectiva Sede, para efectuar el proceso de transcripción ante la E.P.S.

4.            Licencia de paternidad

El Parágrafo 1° el artículo 1º de la Ley 1468 de 2011 indica que  “ ……. El esposo o compañero permanente tendrá derecho a ocho (8) días hábiles de licencia remunerada de paternidad.

Esta licencia remunerada es incompatible con la licencia de calamidad doméstica y en caso de haberse solicitado esta última por el nacimiento del hijo, estos días serán descontados de la licencia remunerada de paternidad.   La licencia remunerada de paternidad opera por los hijos nacidos de la cónyuge o de la compañera.

(….)”.

Esta licencia se debe tramitar directamente ante la Dirección Nacional de Personal Académico y Administrativo, o dependencia que haga sus veces en la respectiva sede, anexando el registro civil de nacimiento.

El afiliado debe encontrarse inscrito en la misma EPS por un período mínimo de trescientos sesenta (360) días continuos o discontinuos contados a partir del momento de la inscripción. En el régimen contributivo el término previsto se contará a partir de la fecha de inscripción del afiliado cotizante. Si se trata de un beneficiario que adquiere las condiciones para ser cotizante, este término se contará a partir de la fecha de su inscripción como beneficiario. Consultar Decreto 780 de 2016 artículo 2.1.7.2

Las excepciones a las reglas de permanencia, están reglamentadas en el artículo 2.1.7.3 del Decreto 780 de 2016.

IMPORTANTE.

El trámite de traslado de entidad de salud, no debe realizarse cuando el funcionario se encuentra en la situación administrativa de VACACIONES Y/O EN TRATAMIENTO MEDICO.  

Para el año 2014 es equivalente al cincuenta por ciento (50%) de la remuneración mensual en tiempo completo, cuando ésta no supera la suma de $1’312.651. 

Para los demás, la bonificación por servicios prestados será equivalente al treinta y cinco por ciento (35%) de la remuneración mensual del tiempo completo.

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A partir del 1^o de enero de 2014, el gobierno nacional fijó el valor del punto para los empleados públicos docentes a quienes se les aplica   el Decreto 1279 de 2002 y demás disposiciones que lo modifiquen o adicionen en $10.7459.  Este valor se incrementa anualmente.

Para determinar la remuneración mensual de los empleados públicos docentes, se establece multiplicando el valor del punto docente por el número de puntos que hayan sido asignados al funcionario,  según su dedicación  (exclusiva, tiempo completo, medio tiempo, ó cátedra, así: 

DEDICACION EXCLUSIVA Total puntos T.C.  x   1.22    x    Vr.Punto     =          Salario 

TIEMPO COMPLETO          Total puntos T.C.   x   1        x     Vr.Punto    =          Salario 

MEDIO TIEMPO                   Total puntos  T.C  /  2            x    Vr.Punto    =          Salario 

                                                  Total Puntos  x Vr.Punto

CATEDRA     VR HORA   =    -----------------------------------

                                                              100

                        SUELDO  = Vr.Hora  (redondeada al peso)  x  Intens.horaria mensual   

La bonificación por servicios prestados a que tienen derecho los empleados públicos docentes a quienes se les aplica el Decreto 1279 de 2002, se liquida en la nómina del mes en que cumple año de servicios el funcionario, según  la fecha de ingreso a la Universidad.

Se exceptúa para funcionarios docentes vinculados antes del 31 de marzo de 1980, a quienes se les liquida esta prestación social en el mes de abril de cada año, siempre y cuando no presenten situaciones administrativas de comisiones ad-honorem o licencias.

La Universidad concede vacaciones colectivas tanto a los profesores como a los empleados administrativos. Las vacaciones se consideran interrumpidas por enfermedad, siempre y cuando exista justificación certificada por incapacidad; esta deberá ser reportada a la Dirección de Personal tan pronto se produzca la novedad.

Los profesores o empleados administrativos no podrán acumular más de dos periodos de vacaciones, es decir, lo correspondiente a dos (2) años de servicios. La Universidad no compensará vacaciones en dinero por expresa disposición del Ministerio de la Protección Social.

Las Facultades o Dependencias deben informar a la Dirección de Personal las fechas y/o modificaciones en las fechas establecidas para el disfrute de vacaciones. Las vacaciones se cancelarán en la nómina mensual con el salario que tiene el profesor o empleado administrativo en el momento de iniciar a disfrutarla.

La Universidad da aplicación a las disposiciones legales vigentes, en cuanto al procedimiento para practicar la retención, así:

Procedimiento 1: Se aplica para las personas que ingresan en el transcurso del año y consiste en asignar el porcentaje de retención de acuerdo al monto devengado mensualmente y la tabla de retención establecida por la DIAN para tal efecto.

Procedimiento 2: Se aplica para las personas que pasan de un período fiscal al otro y consiste en asignar un porcentaje fijo semestral de acuerdo con la tabla de la DIAN y el promedio resultante de los ingresos recibidos en los últimos 12 meses o el tiempo efectivamente laborado. Este tipo de procedimiento establece dos cálculos en el año, los cuales se aplican en los siguientes períodos:

• Recálculo mes de diciembre: Se promedia del 1° de diciembre del año inmediatamente anterior hasta el 30 de noviembre del año en curso y aplica para los pagos recibidos entre el 1° de enero y el 30 de junio del año siguiente.
• Recálculo mes de junio: Se promedian los pagos recibidos entre el 1° de junio del año inmediatamente anterior hasta el 31 de mayo del año en curso y aplica para los pagos recibidos entre el 1° de julio y el 31 de diciembre del año en curso.

Reducción de la Base Gravable para la Retención en la Fuente: La base gravable para retención en la fuente se puede disminuir de acuerdo con lo establecido por la ley tributaria, por los siguientes conceptos:

• Aportes voluntarios de pensión: Aportes que se realizan a través de la nómina a entidades autorizadas para este fin.
• Certificado expedido por entidad bancaria del pago de intereses o corrección monetaria por préstamos para adquisición de vivienda, del año inmediatamente anterior.
• Certificado de pagos realizados a Medicina Prepagada del año inmediatamente anterior.
• Declaración juramentada de personas dependientes.

Estos documentos deben ser remitidos con carta personal a la Dirección de Gestión Humana antes del 15 de abril de cada año.

Este trámite debe realizarse directamente por el empleado ante la EPS a la que quiere trasladarse, el formulario se debe remitir a la Dirección de Personal para la firma del empleador y luego de radicado ante la entidad correspondiente, debe dejarse una copia en esta misma dependencia para poder realizar el traslado, en el mismo mes en que quedó radicado en la E.P.S.

El empleado debe tener como mínimo una antigüedad de seis (6) meses al que esté afiliado. Este trámite lo realiza el trabajador ante la Dirección de Personal.

El empleado debe tener una antigüedad mínima de cinco (5) años, en el régimen actual. Este trámite lo realiza el trabajador ante la Dirección de Personal.

Para efectuar el proceso de transcripción ante la E.P.S, el empleado debe remitir a la Dirección de Personal, los siguientes documentos:

• Certificado original de la licencia
• Registro civil de nacimiento del bebé

 Licencia de paternidad

Mediante Ley 1822 de 2017 se reglamentó la Licencia de paternidad, estableciendo que “El esposo o compañero permanente tendrá derecho a ocho (8) días hábiles de licencia remunerada de paternidad.   La licencia remunerada de paternidad opera por los hijos nacidos del cónyuge o de la compañera”.   La licencia remunerada de paternidad estará a cargo de la EPS, y se requiere como requisito que el padre haya estado cotizando efectivamente durante las semanas previas al reconocimiento de la licencia remunerada de paternidad.

Esta licencia se debe tramitar directamente ante la EPS que corresponda, según sea el caso. Si el padre y la madre son cotizantes, el beneficio es equivalente a ocho (8) días hábiles.

Ninguna persona puede iniciar labores sin antes realizar los trámites de afiliación a la seguridad social en pensión, salud y riesgos laborales. Estos trámites se realizan directamente en la Dirección de Personal al momento de la legalización de contrato.

Para que la incapacidad sea transcrita por la E.P.S, el empleado debe remitir a la Dirección de Personal, los documentos que a continuación se enumeran:

• Certificado original de la incapacidad.

Los afiliados que tengan un ingreso mensual igual o superior a 4 salarios mínimos mensuales legales vigentes, tendrán a su cargo un 1% adicional, sobre el Ingreso Base de Cotización, destinado al Fondo de Solidaridad Pensional.

Los afiliados con ingreso igual o superior a 16 salarios mínimos mensuales legales vigentes, tendrán un aporte adicional sobre su Ingreso Base de Cotización, con destino a la Cuenta de Subsistencia del Fondo de Solidaridad Pensional, así:   

• de 16 a 17 SMLV de un 0.2%,
• de 17 a 18 SMLV de un 0.4%,
• de 18 a 19 SMLV de un 0.6%,
• de 19 a 20 SMLV de un 0.8%.
• Los salarios superiores a 20 SMLV de cotizan un 1% adicional.

La Ley 797 de 2003, Artículo 5º, establece como límite de la base de cotización en 25 salarios mínimos legales mensuales vigentes para trabajadores del sector público y privado.

La Ley 100 de 1993, Artículo 107, en lo relacionado al CAMBIO de Entidades Administradoras de Fondos Privados de Pensiones, indica que el afiliado podrá transferir voluntariamente el saldo de su cuenta individual de ahorro pensional a otra Administradora.

Los cambios autorizados no podrán exceder de una vez en el semestre respectivo, previa solicitud presentada por el interesado con no menos de 30 días calendario de anticipación. (Artículo 16 del Decreto 692 de 1994).

Según lo dispone la Ley 100 de 1993 en su artículo 33, parágrafo 2º “Para los efectos de las disposiciones contenidas en la presente Ley, se entiende por semana cotizada el período de siete  (7) días calendario.  La facturación y el cobro de los aportes se hará sobre el número de días cotizados en cada período”.

Los Decretos 1295 de 1994 (artículo 17), Decreto 510 de 2003 (artículo 3º)   establecen que el ingreso base de cotización en Salud, es el mismo para pensiones y para riesgos profesionales, con el tope establecido de 25 salarios mínimos legales mensuales vigentes.    Así mismo fue reglamentado por el Ministerio de la Protección Social en Resolución 661 de 2011.

Según el artículo 5° de la Ley 776 de 2002, el afiliado se considera con incapacidad permanente parcial, cuando con consecuencia de un accidente de trabajo o de una enfermedad profesional, presenta una disminución definitiva, igual o superior al cinco por ciento 5%, pero inferior al cincuenta por ciento 50% de su capacidad laboral, para lo cual ha sido contratado o capacitado.

El monto de la incapacidad permanente parcial lo establece el artículo 7º de la Ley 776 de 2002, precisando que  “Todo afiliado al Sistema General de Riesgos Profesionales a quien se le defina una incapacidad permanente parcial, tendrá derecho a que se le reconozca una indemnización en proporción al daño sufrido, a cargo de la entidad administradora de riesgos profesionales, en una suma no inferior a dos (2) salarios base de liquidación, ni superior a veinticuatro (24) veces su salario base de liquidación.

El Bono Pensional es un título de deuda pública calculado con base en los aportes realizados con anterioridad a la afiliación a los fondos privados, o el traslado al ISS.   Constituye el reconocimiento de los aportes realizados por cada afiliado, al régimen del ISS o cualquier entidad que administraba pensiones. (Art. 113 Ley 100/93).

Las normas para determinar cuándo procede la expedición de certificación laboral conducente a bono pensional y pensiones están señaladas en la Ley 100 de 1993 en el artículo 115, para las personas que se trasladen al Régimen de Ahorro Individual  y en el artículo 128 para los servidores públicos que después de la entrada en vigencia de la Ley 100 de 1993 se trasladen al Régimen de Prima Media con Prestación Definida del Instituto de Seguros Sociales.

No procede la expedición de este tipo de certificaciones para personas, que independiente del tipo de vinculación que hayan tenido, siempre han cotizado al Seguro Social; por tanto, la certificación laboral para Bono Pensional sólo se tramita a los funcionarios públicos que cotizaron al Sistema de Seguridad Social en Pensiones con anterioridad  a la entrada en vigencia de la Ley 100 de 1993 a una Caja de Previsión o que se trasladaron al Régimen de Ahorro Individual con Prestación Definida después del 1º de abril de 1994.

En la página web de la Oficina de Bonos Pensionales del Ministerio de Hacienda y  Crédito Público, EL ABC DE LOS BONOS PENSIONALES, encontrará respuesta a las preguntas que sobre el tema esté interesado en profundizar.

http://www.minhacienda.gov.co/pls/portal30/docs/PAGE/INTERNET/BONOSPENSIONALES/TAB1135172/2CARTILLA%2BBONOS.DOC

Bonos Pensionales tipo A: regulados por el Decreto Ley 1299 de 1994  que se expiden a favor de las personas que se trasladen al Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad.

Bonos Pensionales tipo B:   regulados por el Decreto Ley 1314 de 1994 que se expiden a servidores públicos que se trasladen al I.S.S.  (Régimen de Prima Media con Prestación Definida)  en o después de la fecha de entrada en vigencia del Sistema General de Pensiones   (1º de abril de 1994).

Tienen derecho a los bonos pensionales Tipo A:

1. Los trabajadores que estén cotizando o hayan cotizado al ISS o a cajas, o fondos de previsión del sector público, que al  trasladarse  a un fondo privado (AFP) demuestren haber realizado más de 150 semanas de cotización al Sistema de Seguridad Social en Pensiones, es decir 1.050 días, continuos o discontinuos.
2. Quienes presten o hayan prestado servicios al Estado o sus entes descentralizados como servidores públicos de orden nacional o territorial.
3. Quienes estén prestando servicios con empleadores del sector privado, con contrato de trabajo, y cuyos empleadores tenían a su cargo el reconocimiento y pago de las pensiones, si la vinculación laboral estaba vigente a la fecha de expedición de la Ley 100 de 1993, o iniciara esta vinculación en tiempo posterior a tal fecha.
4. Aquellos afiliados que lo estuvieron, a cajas de previsión del sector privado a cuyo cargo se encontrara el reconocimiento y pago de pensiones legales.

Tienen derecho a Bono Pensional Tipo B (por traslado de aportes):

1. Las personas que hayan realizado aportes por lo menos de ciento cincuenta (150) semanas antes de su fecha de traslado  (después del 1º de abril de 1994).
2. Los aportes se pueden haber realizado al ISS, cajas o fondos del sector público; fondos o cajas del sector privado que reconocían pensiones o empresas del sector público o privado que tenían a su cargo el reconocimiento de la pensión y tenían relación laboral vigente a Diciembre 23 de 1993.

Los bonos pensionales deberán ser emitidos dentro de los tres años siguientes a la fecha de traslado del afiliado al Régimen de Prima Media.

Las entidades obligadas a emitir y expedir el Bono Pensional (Tipo A y Tipo B), según reglas  establecidas, se denominan los emisores:

La Nación (por intermedio de la Oficina de Bonos Pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público)  reconoce las cotizaciones que se efectuaron al ISS hasta marzo 31 de 1994, o a Cajanal en cualquier época, para quienes se trasladaron de régimen después del 1° de abril de 1994.

EL ISS reconoce las cotizaciones efectuadas a partir de abril 1° de 1994, fecha de entrada en vigencia del Sistema General de Pensiones, lo que en un Bono se conoce como cuota financiera.

Todos los empleadores públicos y privados que reconocían y pagaban sus propias pensiones, son potenciales emisores de bonos pensionales.

La persona que haya cotizado a la Caja de Previsión de la Universidad Nacional de Colombia, dirigirá solicitud a su actual Fondo de Pensiones,  para que éste tramite ante la Universidad la expedición de la certificación laboral para la liquidación del bono.

 El Fondo de Pensiones Privado ó el Instituto de Seguros Sociales, realizará los trámites necesarios ante las Oficinas de Personal de la Universidad, para la expedición del documento.

 La Universidad, expedirá la certificación laboral solicitada con destino al Fondo de Pensiones Privado o al I.S.S.

 El Fondo de Pensiones tramitará ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la solicitud de liquidación y emisión del bono pensional.

El Ministerio de Hacienda y Crédito Público circulariza a las diferentes entidades para el reconocimiento de cuotas partes del bono pensional que será emitido por la Nación, para que éstas efectúen las apropiaciones presupuestales correspondientes para el momento en que se redima el bono.  

NO.     Los bonos pensionales no tienen como destino una persona, sino que dependen del régimen pensional al cual se encuentre afiliado.

Si la persona está en el Régimen Solidario de Prima Media con Prestación Definida, administrado por el ISS, se trata de bonos Tipo "B" y tienen como destino el fondo común del ISS.

Si la persona está afiliada al Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad, se trata de un BONO A, y son enviados directamente al Fondo Privado que así lo solicite, para ser enviados a la cuenta de ahorros individual de cada persona.

El Decreto 1730 de 2001, determina que la redención sólo se produce al momento de expedirse la resolución de pensión por vejez;  o de forma anticipada por:

1) Muerte, 

2) Invalidez o 

3) Cuando hay lugar a la indemnización sustitutiva.

Según lo dispone la Ley 100 de 1993 en su artículo 33, parágrafo 2º  “….Tampoco podrán otorgarse pensiones del Sistema General que no correspondan a tiempos de servicios efectivamente prestados o cotizados, de conformidad con lo previsto en la presente ley…”.

Con radicación RAD 2837 de 2008 del Departamento Administrativo de la Función Pública, citan la Sentencia T-1015 de 2006 de la Corte Constitucional en la cual sobre el particular indicó: “Nuestra legislación laboral, como principio general (art.59), prohíbe al patrono deducir, retener o compensar suma alguna del monto de los salarios y prestaciones en dinero que correspondan al trabajador sin autorización judicial o del mismo trabajador, esta última previa y escrita. Es decir mientras no medie el consentimiento por escrito del trabajador o autorización judicial, el patrono no puede realizar descuento alguno sobre el salario de éste. Prohibición que se reitera en artículo 149 de la misma normatividad, que prohíbe, expresamente, retener aun con autorización del trabajador, un monto tal que afecte el salario mínimo legal o convencional, la porción de este considerada inembargable, o cuando el total de la deuda supere el monto del salario del trabajador en tres meses. En estos casos, la retención solo opera si media autorización judicial” (…)

Tanto el Código Sustantivo del Trabajo como el Decreto 3135 de 1968- reglamentado por el Decreto 1848 de 1969- establecen dos límites básicos para los descuentos autorizados por el trabajador (privado u oficial) o por el empleado público: (i) el salario mínimo legal; y (ii) aquello que afecte la parte inembargable del salario frente a la cual las mismas normas establecen que solamente es embargable la quinta parte de lo que excede el salario mínimo legal. 

Para la aprobación de libranzas se debe tener en cuenta:

• El trámite de libranzas se adelantada siempre y cuando la entidad operadora tenga asignado el código RUNEOL del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. 
• Las  fechas para cierre de novedades son el DIA 20 de cada mes y la Universidad  gira los descuentos aplicados a favor de las entidades externas un día hábil después del pago de la nómina.  
• Sin excepción, toda libranza deberá ser previamente aprobada por el Jefe de Nómina, funcionario que tiene autorizada la firma en las Entidades, previa consulta del Nivel de Endeudamiento que presenta el funcionario solicitante a la fecha de tramitar el descuento de un nuevo préstamo.  Cuando se presente la refinanciación de un descuento se debe dejar sin vigencia el anterior y así debe constar en la nueva libranza.
• Las libranzas deberán ser presentadas por el funcionario interesado ante la entidad prestataria. 
• Las libranzas deben ser presentadas en original y copia y se debe considerar como parámetros básicos entre otros, el valor total del crédito, el número de meses del préstamo y el valor de la cuota.   Las cuotas de los créditos deben ser fijas, para facilitar su única aplicación en el Sistema de Talento Humano de la Universidad.
• Los pagos a entidades externas no se generan por cualquiera de las siguientes causas: 

Los órdenes Judiciales de los Juzgados están definidos como prioridad superior respecto de cualquier otro descuento de carácter personal del Funcionario y tiene las siguientes prioridades:

• Embargo de Alimentos hasta el 50% del todo lo que perciba. 
• Embargo por Cooperativas  hasta el 50% del salario.
• Embargo de 1/5 parte que excede del Salario Mínimo Legal Vigente hasta el 20% de lo que perciba el funcionario.  

La base gravable para retención en la fuente se puede disminuir de acuerdo con lo establecido por la ley tributaria, por los siguientes conceptos:

• Aportes voluntarios de pensión: Aportes que se realizan a través de la nómina a entidades autorizadas para este fin.
• Certificado expedido por entidad bancaria del pago de intereses o corrección monetaria por préstamos para adquisición de vivienda, del año inmediatamente anterior.
• Certificado de pagos realizados a Medicina Prepagada del año inmediatamente anterior.
• Declaración juramentada de personas dependientes.

Estos documentos deben ser remitidos con carta personal a la Dirección Nacional de Personal Académico y Administrativo antes del 15 de abril de cada año.

En el caso de hijos dependientes entre 18 y 23 años, semestralmente se debe acreditar la dependencia económica, presentando la certificación de estudios expedida por la institución de educación.

Los CERTIFICADOS DE INGRESOS Y RETENCIONES, se expiden anualmente a más tardar el 15 de marzo. Se envía a cada servidor público al correo institucional.      

En ningún caso el trabajador podrá afiliarse a más de un fondo de Cesantías, por cada contrato de trabajo y con un mismo empleador, según lo dispone el Decreto 663 de 1993, artículo 164.

El Artículo 102 de la Ley 50 de 1990, establece que el trabajador afiliado a un Fondo de Cesantías sólo podrá retirar las sumas abonadas en su cuenta en los siguientes casos:

• Cuando termine el contrato de trabajo. En este evento la Sociedad Administradora entregará al trabajador las sumas a su favor dentro de los cinco (5) días siguientes a la presentación de la solicitud.
• En los eventos en que la legislación vigente autoriza la liquidación y pago de cesantías durante la vigencia del contrato de trabajo. El valor de la liquidación respectiva se descontará del saldo del trabajador desde la fecha de la entrega efectiva.
• Para financiar los pagos por concepto de matrículas del trabajador, su cónyuge, compañera o compañero permanente y sus hijos, en entidades de educación superior reconocidas por el Estado. En tal caso el Fondo girará directamente a la entidad educativa y descontará el anticipo del saldo del trabajador, desde la fecha de la entrega efectiva.    

El procedimiento para el trámite de avance o retiro de cesantías puede consultarse en este link.

El usuario interesando en el trámite de avance o retiro de cesantías debe diligenciar el formato, según la sede a la que pertenezca:

-Nivel Nacional, Sede la Paz y Sedes de Presencia Nacional

-Sede Bogotá

-Sede Medellín

-Sede Manizales

-Sede Palmira

En caso de no contar con el correo institucional @unal.edu.co use el sigeuinte formato de solicitud de autorización para el retiro de cesantías (U.FT.08.007.044)

Inquietudes particulares, comunicarse al correo electrónico divsalpres_nal@unal.edu.co. o a las extensiones 18215, 18039, 18048 ó 18527.